Che si tratti di un’inaugurazione o una promozione commerciale o l’anniversario della tua azienda, la domanda è sempre la stessa: quanto tempo prima bisogna promuovere un evento?

Beh, se ci fosse una regola fissa sarebbe molto, ma molto più facile. Ma le variabili che condizionano il successo di un evento sono talmente tante e complesse che… sì, ogni caso è a sé stante.
Tuttavia con qualche piccola ma utile (e in certi casi anche facile) strategia, possiamo organizzare la nostra agenda e fare in modo che l’evento che stiamo organizzando ottenga il massimo risultato!

A DECIDERE QUANDO PROMUOVERE UN EVENTO SONO I TUOI OSPITI

Ok, ti starai già chiedendo: “In che senso lo decidono i miei ospiti?”.

Innanzitutto specifichiamo meglio che cosa, in questo caso, intendiamo con il termine “ospiti”. Ospiti sono i tuoi invitati se, ad esempio, stai organizzando un’inaugurazione. O i tuoi clienti se vuoi pubblicizzare una promozione; oppure i tuoi colleghi e/o dipendenti, se stai organizzando una convention. In sintesi: gli ospiti sono il tuo target di riferimento. Le persone che vorrai siano presenti alla tua iniziativa.

E con la consapevolezza che il successo dell’evento sarà determinato proprio dall’affluenza del tuo pubblico (target), ora è più chiaro perché a decidere quando promuovere un evento saranno i tuoi ospiti.

SE L’OSPITE FOSSI TU, COSA TI SPINGEREBBE AD ACCETTARE L’INVITO?

A questo punto del nostro piccolo manuale su come promuovere un evento, è giunto il momento di fare un esercizio ginnico! Pronti? Bene, allora fai un bel balzo e… mettiti nei panni del tuo target di riferimento. Sì, perché solo se ti poni dalla parte dei tuoi ospiti potrai intuire di COSA hai bisogno e di QUANTO TEMPO per decidere se partecipare all’evento a cui sei stato invitato.

• È un’inaugurazione? Intuisci già che non ci sarà un replay e che se vuoi partecipare dovrai organizzarti… per tempo, per pianificare la tua agenda.
• È un evento di gala? Assolutamente da non perdere e possibilmente con l’abbigliamento giusto: quindi dovrai avere anche il tempo per organizzare il tuo look e, in certi casi, pensare ad un presente da offrire ai padroni di casa.
• È una promozione commerciale? Sicuramente durerà qualche giorno: puoi prendertela un po’ più comoda e se anche l’avessi saputo all’ultimo momento, “forse” riuscirai ad organizzarti comunque per andare.
• È una convention o un seminario formativo? Sai benissimo che durante l’evento dovrai restare concentrato, anche per ottimizzare al massimo i soldi che hai speso per iscriverti. Ogni distrazione, soprattutto lavorativa, potrebbe compromettere il risultato, quindi meglio sapere con largo anticipo il giorno dell’evento, affinché il tuo lavoro possa procedere anche in tua assenza.

Bene, l’esercizio ginnico è terminato! E, indossando i panni del tuo potenziale ospite/target, avrai sicuramente notato quanti aspetti vanno considerati per promuovere un evento.

Poiché se c’è una cosa che dispiace veramente, quando si deve rinunciare ad un evento, è non il potervi partecipare perché… lo si è saputo troppo tardi!

I TEMPI DI GESTAZIONE DECISIONALE

Nello step precedente abbiamo capito di quanto tempo il tuo target avrà bisogno per organizzare la propria presenza al tuo evento. Ma se per quella data avesse già un impegno? O se volesse venire con qualcuno?

In entrambi i casi, a prescindere dalla propria voglia di partecipare, il tuo ospite avrà bisogno di un tempo supplementare per:

• In caso di impegno pregresso, decidere quale dei 2 inviti confermare: se il tuo o quello precedente. Le discriminanti possono essere tantissime: praticità logistica, valore del contenuto, periodicità. Ma se anche volesse rinunciare al precedente impegno per accettare la tua proposta, dovrai dargli il tempo di organizzarsi.
• Nel caso in cui volesse venire con qualcuno, dovrai dargli il tempo di confrontarsi con l’altra persona, magari convincerla e aspettare la sua risposta, prima di poterti confermare la presenza.

Hai visto quante variabili potrebbero incidere (anche negativamente) sull’affluenza di pubblico al tuo evento?

Ma a questo punto, siamo pronti per pianificare il nostro calendario e iniziare a promuovere un evento.

PREPARIAMO CALENDARIO E SCADENZE

Abbiamo già detto che non esiste una regola fissa per promuovere un evento, in quanto i contenuti dell’evento stesso rappresentano importanti variabili, ovvero le aspettative (e quindi livelli d’interesse) che possono generare nel tuo target di riferimento.

E lo stesso target è una variabile non indifferente. In base ad esso, infatti, dovrai stabilire quali strumenti di comunicazione utilizzare per promuovere il tuo evento, ovvero con quali canali puoi raggiungere il tuo target. Ogni canale pubblicitario, infatti, richiede tempistiche diverse per garantire il miglior risultato in termini di redemption.

Ma se analizziamo gli strumenti di comunicazione attualmente più diffusi, possiamo iniziare da questa traccia.
Considerando X la data del tuo evento (o inizio del tuo evento), avremo:

• X più 20/30 gg. il termine ultimo entro cui iniziare la comunicazione dell’evento sul tuo sito aziendale.
• X più 15 gg. la data di pubblicazione dell’evento sui tuoi canali social. In caso di Facebook puoi attivare anche la specifica funzione Eventi. Mentre su Instagram puoi creare un piano di stories in stile count-down.
  Se utilizzi il marketing mail, questa è anche la data di invio della 1^ newsletter informativa rivolta ai tuoi ospiti.
  Anche iniziative offline come le affissioni o il volantinaggio dovrebbero iniziare entro e non oltre questo periodo.
• X più 7/10 gg. è il periodo in cui puoi spingere maggiormente sui canali offline: la consegna di inviti cartacei (laddove previsto), l’inizio di una promozione su carta stampata (puoi programmare anche più uscite) o l’avvio di campagne radiofoniche danno un buon risultato se pianificate rispettando queste tempistiche.
• X più 5 gg. Se disponi di un Ufficio Stampa, questo è il momento di inviare un bel comunicato o di indire una conferenza stampa: tendenzialmente le redazioni prediligono pubblicazioni più a ridosso dell’evento, a meno che non si tratti del concerto di una star musicale, per il cui concerto i biglietti si esauriscono anche 6 mesi prima!!!
• X più 4 gg. Invia una 2^ newsletter, più sintetica della precedente ma con un chiaro ed emozionante invito a partecipare. E se sei attrezzato anche con i recapiti telefonici dei tuoi potenziali ospiti, predisponi una Broadcast list su Whatsapp ed invia una bella ed emozionale last call.

Ovviamente quella che ti abbiamo appena fornito è un’indicazione temporale di massima. Ma se saprai focalizzarti con precisione sul target che vorrai coinvolgere, saprai anche riadattare queste tempistiche su eventi diversi da quelli suggeriti.
Inoltre più riuscirai a diversificare il tuo piano di comunicazione e più potrai permetterti (senza esagerare!) di iniziare tardi la promozione dell’evento. Ma se hai deciso di circoscrivere la promozione solo online o solo offline o, comunque, su pochi strumenti di comunicazione, allora ti conviene partire prima e, fino alla data dell’evento, continuare ad insistere. Perché non è detto che il tuo target vedrà la tua pubblicità sempre, né ovunque.

A questo punto, hai tutti gli strumenti per iniziare a promuovere un evento!

Se vuoi qualche consiglio in più scrivimi su emanuela.sdraulig@vedconsulting.it. Se invece sei pronto a partire… aspetto il tuo invito! 🙂

Emanuela Sdraulig
Consulente in Marketing e Comunicazione